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Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Koblenz

Die Stadtverwaltung Koblenz eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente:


1. Zugangseröffnung

Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Koblenz erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist (siehe Ziffer 3).

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation begonnen, geht die Stadtverwaltung Koblenz davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Koblenz an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation begonnen haben.

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Kommunikation nicht sicher ist. Wenn interne, vertrauliche und/oder personenbezogene Daten via E-Mail über einen externen, z. B. gewerblichen bzw. kommerziellen, Provider versendet oder empfangen werden, liegt der Mailverkehr nicht mehr im Einflussbereich der Stadtverwaltung Koblenz und damit auch nicht, was mit den Inhalten alles passiert.

Viele Webmail-Dienste regeln in ihren Datenschutzrichtlinien, dass die E-Mail-Dienste die E-Mails scannen können (beispielsweise um zielgerichtete Textanzeigen und weitere verwandte Informationen bereitzustellen).

Bei einer unverschlüsselten Übertragung sind also die Inhalte einer E-Mail so offen lesbar wie beim Versand einer Postkarte.

Wir gehen von Ihrer Zustimmung zur E-Mail-Kommunikation aus, wenn Sie diesen Kommunikationsweg in Kenntnis der Risiken beginnen oder aber fortsetzen, nachdem vonseiten der Stadt Koblenz nach Erstkontakt auf die Risiken und Alternativen hingewiesen worden ist.

Informationen und Daten, die der Informationssicherheit bzw. dem Datenschutz unterliegen, übermitteln wir Ihnen daher ausschließlich verschlüsselt bzw. reduzieren diese Inhalte im Text der E-Mail auf das notwendigste Maß.

Bitte senden Sie der Stadtverwaltung Koblenz keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadtverwaltung Koblenz nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Stadtverwaltung Koblenz veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Stadtverwaltung Koblenz übersenden.

Darüber hinaus nimmt die Stadtverwaltung Koblenz ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 5 aufgelistet sind.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen:

  • E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind,
  • E-Mails, denen ausführbare Dateien (z.B. *.exe,*.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten,
  • E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails).

In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadtverwaltung Koblenz keine weitere Mitteilung.

 

2. Formfreie elektronische Kommunikation

Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation (Ihre Unterschrift ist nicht zwingend erforderlich) steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:

poststelle@stadt.koblenz.de

Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.koblenz.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadt Koblenz ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten. Außerdem bieten wir die Möglichkeit, viele Verwaltungsleistungen direkt digital in Anspruch zu nehmen oder Online-Formulare zur Kontaktaufnahme zu nutzen.

 

3. Formgebundene elektronische Kommunikation

Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung Koblenz übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs.

Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) ersetzt werden.

Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

stadt-koblenz@poststelle.rlp.de

Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Koblenz, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare, stellen keinen Zugang für die formgebundene elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Koblenz dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten.

Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Stadtverwaltung Koblenz stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

 

4. Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre (formlose oder formgebunde) Nachricht die Stadtverwaltung Koblenz erreicht, können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im Nutzerkonto Rheinland-Pfalz registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Eine Registrierung kann dabei auch unter Verwendung Ihres elektronischen Personalausweises (eID) erfolgen. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Stadtverwaltung Koblenz anstelle der einfachen Übertragung über das Internet, mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Eine Versendung von Nachrichten an die Stadtverwaltung Koblenz als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.

Nach erfolgter Registrierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Koblenz und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Stadtverwaltung Koblenz und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie eine genaue Registrierungsanleitung finden Sie direkt unter www.nutzerkonto.service.rlp.de.

 

5. Unterstützte Dateiformate

Bei der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Koblenz können folgende Dateiformate verarbeitet werden:

  • Aktuelle Office-Formate ohne aktive Inhalte (z.B. docx)
  • Portable Document Format (pdf)
  • rich text Format (rtf)
  • Text-Datei (txt)
  • Textbasierte Liste mit Datensätzen (csv)
  • Bildformat ( .jpeg / .jpg; .bmp; .png; .tif / .tiff)

 

6. Ansprechpartner

Für Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Koblenz sind wir per E-Mail erreichbar:

IT.Management@stadt.koblenz.de