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Ein Aufbewahrungsort für städtische Akten und Urkunden wird erstmals für das Jahr 1406 erwähnt. Aus dem Jahr 1471 ist ein Urkundenverzeichnis in Form von vier Papierblättern in Schmalfolio erhalten. Mitte des 16. Jahrhunderts geriet das Stadtarchiv im Zusammenhang mit den Auseinandersetzungen zwischen dem Trierer Erzbischof und dem Rat um die städtische Eigenständigkeit zunehmend in den Blickpunkt des Interesses. Der Landesherr ließ die städtische Registratur vorübergehend beschlagnahmen. Das "Schatzarchiv" mit den ältesten Unterlagen befand sich im Gewölbe unter dem Turm der Liebfrauenkirche, das "Kanzleiarchiv" verwahrte man in einer Kammer im Rathaus Monreal.
 
In diese Zeit fällt auch die erste systematische "Verzeichnung" der Archivalien. Die französische Beschießung der Stadt im Oktober/November 1688 überlebte das Stadtarchiv weitgehend unbeschadet. Allerdings war das Archiv im 18. Jahrhundert in einem sehr schlechten Zustand, wie die drastische Bemerkung des Stadtschreibers von 1774 zeigt, der unverblümt von einem "Saustall" sprach.
 
1805 zog das städtische Archiv in das neue Domizil des Maire (Haus Nr. 133 am Plan) um. Der spätere Trierer Weihbischof und Generalvikar Wilhelm Arnold Günther unterzog die Archivalien in den Jahren 1805 bis 1809 einer gründlichen Neuordnung und Verzeichnung, so dass sich das Stadtarchiv zu Beginn der preußischen Zeit in einem geordneten Zustand befand. Überhaupt waren, wie der erste preußische Oberbürgermeister berichtete, in französischer Zeit keine Unterlagen dem Archiv entfremdet worden. 1830 erfolgte die erste nachweisbare wissenschaftliche Benutzung des Stadtarchivs, indem der Regierungssekretär J. J. Scotti die kurtrierischen Verordnungen aus städtischem Besitz zur Aufstellung seiner Provinzialgesetzsammlung heranzog. Mit Einrichtung des Koblenzer Provinzialarchivs 1832 forderte die Koblenzer Regierung die Bürgermeister in ihrem Bezirk auf, dem Provinzialarchiv Übersichten über ihre Bestände einzureichen, was der Koblenzer Oberbürgermeister im folgenden Jahr auch tat.
 
Staatsarchivar Adam Goerz erstellte 1856 für einen Teil der städtischen Urkunden ein neues Findbuch. Ein Gutachten des Staatsarchivars Dr. Wilhelm Becker von 1881, in dem er die mangelhafte räumliche Unterbringung beklagte, gab schließlich im folgenden Jahr den Anstoß zur Hinterlegung des Stadtarchivs im Koblenzer Staatsarchiv. Die Ordnung und Verzeichnung der ersten Abgabe von 1882 sowie eines weiteren umfangreichen Zugangs aus dem Jahr 1909 besorgten die Staatsarchivdirektoren Dr. Heinrich Reimer (1903-1912) und Dr. Max Bär (1912-1921), wobei der größte Teil von Bär bearbeitet worden zu sein scheint. Die Datierung des Bärschen Vorworts im Findbuch II lässt den Schluss zu, dass die Verzeichnungsarbeiten im August 1916 abgeschlossen wurden. Die weiteren Abgaben der Stadtverwaltung an das Staatsarchiv wurden fortlaufend im Findbuch nachgetragen.
 
Zusammen mit Beständen des Staatsarchivs wurden die städtischen Archivalien im Dezember 1944 von der Festung Ehrenbreitstein in das Kalibergwerk Salzdetfurth bei Hildesheim ausgelagert, nachdem die Festung kurz zuvor einige Bombentreffer erhalten hatte. 1946 gelangte das Stadtarchiv wohlbehalten in die Obhut des Staatsarchivs zurück.
 
1974 richtete die Stadt die Stelle eines Stadtarchivars ein, und 1980 siedelte das Stadtarchiv aus dem nunmehrigen Landeshauptarchiv in die Alte Burg um, wo es als Abteilung der Stadtbibliothek firmierte. Seit 1. Januar 1997 ist das Archiv eigenständige Organisationseinheit (Amt 47) innerhalb des Kulturdezernats.

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