kaufmännisches Gebäudemanagement (65.10)

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Zu den Aufgaben des kaufmännischen Gebäudemanagements gehören kaufmännische Leistungen, die sich auf das Gebäude oder die damit zusammenhängenden Dienstleistungen beziehen.

Beim ZGM ist die Abteilung „Kaufmännisches Gebäudemanagement“ in zwei Sachgebiete unterteilt:

1. Sachgebiet Zentrale Organisation 65.10.10

Zu den Aufgaben dieses Sachgebiets zählen: 

• Die Klärung von organisatorischen Fragen, z. B. internen Prozessabläufen des ZGM.

• Die Personalangelegenheiten des Zentralen Gebäudemanagements: In Abstimmung mit dem Personalamt kümmert sich dieses Sachgebiet um die Personalangelegenheiten der ca. 170 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ZGM und ist hier unter anderem für die Betreuung von neuen Kollegen, Urlaubs- und Krankmeldungen sowie der Beschaffung von Dienstkleidung zuständig.

• Die Gremien-Arbeit des ZGM: Im Bürgerinformationssystem der Stadt Koblenz sind unter anderem die Beschlussvorlagen zu den entsprechenden Rats- und Ausschusssitzungen der Stadt online abrufbar. Die Vorlagen, die das ZGM betreffen, werden in diesem Sachgebiet für die Sitzungen vorbereitet.

• Das Beschwerde-Management: Bürgerinnen und Bürger können, bei Anregungen, Fragen oder Kritik, über die Webseite der Stadt Koblenz eine so genannte „Petition“ an den Oberbürgermeister richten. Ratsmitglieder wiederum haben die Möglichkeit, die Verwaltung über die so genannten „Kleinen Anfragen“ zu Themen zu befragen. Angelegenheiten, die das ZGM betreffen, werden in diesem Sachgebiet bearbeitet.

• Öffentlichkeitsarbeit: Die Betreuung der Webseite sowie die Erstellung von Pressemitteilungen.

2. Sachgebiet Haushalts-, Finanz- und Vertragsmanagement 65.10.20

Zu den Aufgaben dieses Sachgebiets zählen:  

• Haushalt/ Kostenplanung- und Kontrolle: Zu den Kernaufgaben des dieses Sachgebietes gehören die Budgetierung, Steuerung und Kontrolle von Mittelzu- und abflüssen im Bereich der relevanten Bewirtschaftungskostenstellen.

• Rechnungswesen und Finanzmanagement: Mehrere tausend Rechnungen pro Jahr resultieren allein aus der Arbeit des ZGM. Das Sachgebiet Haushalts-, Finanz- und Vertragsmanagement prüft die daraus resultierenden Zahlungsanweisungen der Fachabteilungen auf Form, Inhalt und Plausibilität und trägt Sorge für eine zeitnahe Regulierung. Das Controlling der Zahlungsströme ist ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich.

• Vertragsmanagement: Eine Vielzahl unterschiedlicher Vertragstypen wird hier vorbereitet und im Namen der Stadt abgeschlossen, überprüft und betreut.

• Gebäude- und liegenschaftsbezogene Verbrauchsdaten: Die Erhebung von gebäude- und liegenschaftsbezogenen Verbrauchsdaten ist Voraussetzung für ein funktionierendes Gebäudemanagement und eine effiziente Gebäudebewirtschaftung. Im kaufmännischen Gebäudemanagement werden Verbrauchsdaten u.a. für Betriebskostenabrechnungen verwendet. Darüber hinaus sind Verbrauchsdaten relevant für Themen wie das Energie- oder Umweltmanagement, deren Bedeutung künftig weiter zunehmen wird.