Beglaubigung von Dokumenten oder Unterschriften

Beglaubigt werden können Dokumente (Abschriften, Vervielfältigungen, Negative, elektronische Dokumente und Ausdrucke elektronischer Dokumente) sowie Unterschriften und Handzeichen. Dabei ist zunächst zwischen der amtlichen und der öffentlichen Beglaubigung zu unterscheiden.

Die amtliche Beglaubigung richtet sich nach dem Landesverwaltungsverfahrensge­set­zes in Verbindung mit dem Verwaltungsverfahrensgesetzes des Bundes (VwVfG) und bezieht sich nur auf solche Dokumente, deren Urschrift von einer Behörde ausgestellt wurde oder deren Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird (sofern die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven nicht anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist). Amtlich beglaubigt werden kann auch eine Unterschrift oder ein Handzeichen, wenn das unter­zeich­ne­te Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder sonstigen Stelle, der es aufgrund einer Rechts­vorschrift vorzule­gen ist, benötigt wird.

Rechtliche Grundlage einer öffentlichen Beglaubigung von Unterschriften ist das Bürgerli­che Gesetzbuch. Die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift ist nur in den Fällen zulässig, die durch Gesetz vorgeschrieben sind.

Das Bürgeramt ist nur berechtigt Abschriften/Kopien zu beglaubigen, wenn

• das Original von einer Behörde ausgestellt ist oder
• die Abschrift/Kopie zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird.

Dies gilt nicht, wenn die Erteilung beglaubigter Abschriften/Kopien ausschließlich anderen Behörden vorbehalten ist. Im Bürgeramt werden keine 

• Geburtsurkunden
• Sterbeurkunden und
• Heiratsurkunden

beglaubigt. Hierfür ist das Standesamt zuständig, welches die jeweilige Urkunde ausgestellt hat.

Beglaubigungen von Unterschriften unter Vorsorgevollmachten bzw. Betreuungsverfügungen werden nicht im Bürgeramt vorgenommen. Hierfür ist bei der Stadtverwaltung Koblenz die Betreuungsbehörde beim Amt für Jugend, Familie, Senioren und Soziales zuständig (telefonische Terminvereinbarung unter 0261/129 2238).

Für alle sonstigen Vorgänge (insbesondere Beglaubigungen für private Zwecke, z.B. Impfausweise) sind die Notare zuständig.

Wann darf eine amtliche Beglaubigung nicht vorgenommen werden:

Nach § 33 Abs. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz dürfen Abschriften nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstücks aufgehoben ist.

Hinweis:

• Da die Anbringung von Beglaubigungsvermerken je nach Art und Umfang sehr aufwendig sein kann, können wir bei Ihrer Vorsprache lediglich bis zu drei Beglaubigungen sofort zur Mitnahme erledigen. Darüber hinausgehende Beglaubigungen werden für einen späteren Zeitpunkt fertiggestellt. Coronabedingt muss zur Abholung (und Bezahlung) dieser Dokumente wieder ein Termin vereinbart werden oder die Abholung erfolgt ohne Termin in unserer Servicestelle. Bitte beachten Sie dies bei Ihrer zeitlichen Planung. 

Wichtig: Eine öffentliche Unterschriftsbeglaubigung kann vom Bürgeramt nur vorgenommen werden, wenn die öffentliche Beglaubigung rechtlich ausdrücklich vorgesehen ist. Wenn das Bürgeramt Zweifel daran hat, dass die rechtlichen Vorraussetzungen für die öffentliche Beglaubigung einer Unterschrift vorliegen, behalten wir uns vor den Antragstellenden an eine Notarin/einen Notar zu verweisen.

In Ihrem eigenen Interesse ist es daher unbedingt empfehlenswert die spezialgesetzliche Norm, aus welcher sich ergibt, dass eine öffentliche Unterschriftsbeglaubigung vorgenommen werden muss, benennen zu können. Vielen Dank für Ihr Verständnis!